Coraz więcej gmin porządkuje swoje zaplecze administracyjne, stawiając na rozwiązania, które usprawniają codzienne funkcjonowanie urzędu i jednostek podległych. Jednym z takich rozwiązań jest Centrum Usług Wspólnych (CUW) – model, który łączy księgowość, kadry czy obsługę administracyjną w jednym miejscu. Czym dokładnie jest CUW, jak wygląda jego funkcjonowanie w praktyce i dlaczego jego utworzenie może realnie wzmocnić zarządzanie gminą?
Nowoczesne zarządzanie gminą zaczyna się od dobrze zorganizowanego zaplecza. W odpowiedzi na rosnące obowiązki administracyjne oraz konieczność racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, podczas XIX sesji Rady Miejskiej podjęto uchwałę o utworzeniu Centrum Usług Wspólnych w Gminie Siechnice, co pozwoli zwiększyć efektywność i jakość obsługi administracyjnej oraz finansowej.
Czym jest Centrum Usług Wspólnych?
Centrum Usług Wspólnych to jednostka organizacyjna gminy, która przejęła realizację zadań księgowo -finansowych i płacowo- kadrowych jednostek takich jak szkoły, przedszkola i samorządowy żłobek, które do końca 2025 roku były obsługiwane przez Wydział Edukacji oraz Zespół ds. Budżetu Edukacji Urzędu Miejskiego w Siechnicach.
Zakres obsługi CUW obejmuje m.in.:
- księgowość i sprawozdawczość finansową,
- kadry i płace,
- zamówienia publiczne,
- obsługę informatyczna i techniczna jednostek,
- wsparcie prawne.
CUW w Gminie Siechnice
Gmina zdecydowała się na utworzenie Centrum Usług Wspólnych (CUW), aby zwiększyć efektywność i profesjonalizm obsługi administracyjnej oraz księgowej jednostkom podległym, w przypadku gminy Siechnice, wszystkich placówek oświatowych, czyli szkół, przedszkoli a także żłobka. Takie rozwiązanie, uporządkuje procesy, wzmocni kontrolę finansową i pozwoli jednostkom skupić się na swojej podstawowej działalności – edukacji i opiece.
Centralizacja tych zadań pozwali też ograniczyć koszty poprzez wspólne wykonywanie obowiązków, które wcześniej realizowane były oddzielnie
w poszczególnych jednostkach.
– CUW nie ogranicza samodzielności jednostek, ale je wspiera, przejmując zadania, które można realizować efektywniej wspólnie – podkreśla Zastępca Burmistrza Jakub Kłosiński.
Do zadań Centrum Usług Wspólnych w Gminie Siechnice należeć będzie m.in.:
• obsługa księgowo-finansowa,
• obsługa kadrowo-płacowa,
• realizacja zamówień publicznych,
• wsparcie techniczne i informatyczne,
• wsparcie prawne i organizacyjne,
• obsługa w zakresie BHP,
• obsługa w zakresie ochrony danych osobowych (RODO).
Czym w praktyce będzie zajmował się CUW?
Finanse i rachunkowość
Centrum będzie realizowało kompleksową obsługę jednostek organizacyjnych gminy, zapewniając zgodność działań z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami gospodarki finansów publicznych:
- prowadzenie pełnej księgowości jednostek zgodnie z ustawą o rachunkowości i ustawą o finansach publicznych,
- ewidencję dochodów i wydatków budżetowych,
- sporządzanie sprawozdań budżetowych, finansowych i statystycznych,
- prowadzenie rozliczeń podatkowych (m.in. VAT, PIT) oraz rozliczeń z ZUS,
- bieżące monitorowanie realizacji planów finansowych oraz analizę wykonania budżetu.
Kadry i płace
W tym zakresie Centrum będzie prowadziło kompleksową obsługę pracowników jednostek, a więc nauczycieli i pracowników niepedagogicznych. W praktyce to m.in.:
- prowadzenie pełnej dokumentacji pracowniczej (akta osobowe, umowy, aneksy, świadectwa pracy),
- przygotowywanie i rozliczanie list płac, dodatków, nagród oraz innych świadczeń pracowniczych,
- sporządzanie deklaracji i raportów do ZUS, US oraz innych instytucji,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopów, zwolnień lekarskich i innych nieobecności.
Zamówienia publiczne
Szkoły będą zgłaszały zapotrzebowanie, a wszystkie postępowania zakupowe oraz ich rozliczenie finansowe będą realizowane centralnie przez Centrum Usług Wspólnych, co przełoży się na
- przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
- opracowywanie dokumentacji przetargowej (SWZ, ogłoszenia, projekty umów),
- wsparcie jednostek w szacowaniu wartości zamówień i wyborze właściwego trybu postępowania.
Planowane są wspólne przetargi na Internet i usługi IT oraz zakupy zbiorcze na środki biurowe, środki czystości czy wyposażenie i sprzęt do placówek.
Obsługa informatyczna i systemowa
Centrum zapewni kompleksowe wsparcie techniczne dla jednostek organizacyjnych gminy, dbając o sprawne i bezpieczne funkcjonowanie infrastruktury IT. W praktyce zakres ten będzie obejmował m.in.:
- administrację sieciami komputerowymi oraz serwerami,
- utrzymanie i aktualizację systemów informatycznych oraz oprogramowania dziedzinowego,
- zapewnienie bezpieczeństwa danych, w tym tworzenie i nadzór nad kopiami zapasowymi,
- wdrażanie nowych rozwiązań informatycznych i integrację systemów,
- działania podnoszące poziom cyberbezpieczeństwa w jednostkach.
Obsługa BHP i RODO
W praktyce to m.in.:
- realizacja zadań służby BHP dla jednostek organizacyjnych,
- przeprowadzanie szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
- sporządzanie i aktualizację dokumentacji BHP,
- zapewnienie obsługi Inspektora Ochrony Danych (IOD)
- monitorowanie zgodności przetwarzania danych z przepisami RODO i ustawą o ochronie danych osobowych,
- opracowywanie i aktualizację dokumentacji związanej z ochroną danych.
Najważniejszą korzyścią z utworzenia CUW będzie usprawnienie zarządzania oraz centralizacja usług. Centrum Usług Wspólnych uprości i ujednolici procedury, co przełoży się na większą efektywność działania oraz zwiększenie przejrzystości funkcjonowania gminy.Centralizacja usług pozwoli również ograniczyć koszty funkcjonowania jednostek poprzez wyeliminowanie powielania tych samych obowiązków. Zastosowanie modelu podziału ról pomiędzy obsługiwanymi jednostkami, Wydziałem Edukacji a Centrum Usług Wspólnych umożliwi racjonalne uporządkowanie zadań i odpowiedzialności. Dyrektorzy placówek będą mogli skoncentrować się na działalności dydaktyczno-wychowawczej, Wydział Edukacji – na realizacji zadań organu prowadzącego, natomiast CUW – na obsłudze finansowo-księgowej oraz kadrowo-płacowej.
Centrum Usług Wspólnych Gminy Siechnice stanowi rozwiązanie racjonalne pod względem organizacyjnym, ekonomicznym i funkcjonalnym, odpowiadające współczesnym potrzebom w zakresie zarządzania oświatą oraz jednostkami samorządu terytorialnego.
